A savoir -chef d’agence-

 

Gestion, usufruit et mandat :

Un usufruitier peut signer seul un mandat de gestion, sans avoir à demander l’avis des nu-propriétaires mais attention, l’acte de démembrement peut prévoir une répartition conventionnelle différente. L’agent immobilier doit donc la vérifier ! Par ailleurs, au déces de l’usufruitier, le mandat est sensé s’arrêter (art. 2003 du code civil) mais cet article n’étant pas d’ordre public (cass 1ere civ 28/6/88 n°86-13639), le mandat peut prévoir une dérogation !

Courrier AG covid et vote par correspondance

A la demande de confrères, voici un exemple de courrier que vous pouvez envoyer à vos copropriétaires pour la tenue de vos AG et, si vous le souhaitez, les dissuader du vote par correspondance :

 

Chers Copropriétaires,

Cette année, les assemblées générales ne peuvent se tenir dans des conditions normales.

Nous avons donc retenu une salle privée de plus de 100 m², permettant de vous accueillir dans le respect de la loi et des gestes barrières afin d’organiser votre réunion dans les meilleures conditions.

Ceux qui souhaitent venir sont donc les bienvenus. De la solution hydro-alcoolique sera à votre disposition à l’entrée.

Nous vous prions de venir avec votre propre stylo afin de signer la feuille de présence et de vous munir d’un masque.

Bien entendu, nous conseillons aux personnes à risques de privilégier l’envoi d’un pouvoir et pour ceux qui viendront, nous vous prions de ne venir qu’à un représentant par appartement.

Enfin, la loi autorise maintenant le vote par correspondance. Le décret du 02 juillet dernier qui l’a mis en place est mal fait et source de litiges. Si vous décidez de vous en servir, vous seriez considérés comme « absent » pour l’élection du bureau, les éventuels montants à décider, les entreprises à déterminer ou toute question qui évoluerait lors des débats. Nous vous conseillons donc de privilégier plutôt le pouvoir que vous pouvez remettre à qui vous souhaitez.

Veuillez agréer, Chers Copropriétaires, nos meilleures salutations.

 

 

Signes religieux au travail

Un arrêt de cassation récent est pour nous l’occasion de rappeler les règles sur le port des signes religieux au travail.

Un arrêt récent de la cour de cassation est venu préciser quelque peu les limites dans lesquelles un employeur peut interdire à ses salariés le port de signe religieux.

Dans cette affaire, une employée avait été licenciée au motif qu’elle portait un voile et refusait de l’enlever malgré l’ordre de son patron,.

L’ordre du patron venait du fait que le client chez qui elle intervenait s’était plaint de ce que la présence d’une personne voilée engendre de la gêne chez «  un certain nombre de ses collaborateurs  ».

La cour d’appel avait trouvé la sanction proportionnée et validé le licenciement, mais elle a été déjugée en cassation.

Si l’interdiction du port de signe religieux au travail est possible, elle est subordonnée au respect d’un certain formalisme.

La loi travail du 8 Aout 2016 permet aux entreprises d’introduire un principe de neutralité dans leurs règlements intérieurs, interdisant le port visible de tout signe politique, philosophique ou religieux sur le lieu de travail, dès lors que cette clause générale et indifférenciée n’est appliquée qu’aux salariés se trouvant en contact avec les clients.

Il convient d’être rigoureux dans la rédaction de la clause, en ne visant personne ni aucune religion en particulier (pas de mention «  interdiction du voile  » ou autre, seule sera admise l’interdiction de port de signes religieux, philosophiques ou politiques).

La clause ne s’applique donc qu’au personnel en contact avec la clientèle, et même pour le personnel concerné, il convient de faire quand c’est possible une offre de reclassement dans un poste sans contact avec la clientèle avant tout licenciement.

Le règlement intérieur est obligatoire pour toute entreprise de plus de 20 salariés.

Pour être valable, il doit obligatoirement être

  • déposé en double exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes dans le ressort duquel est situé l’établissement ou l’entreprise ;

  • affiché dans les lieux de travail ;

  • transmis à l’inspecteur du travail en double exemplaire, accompagné de l’avis des représentants du personnel.

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, il n’est pas obligatoire (mais pas interdit non plus  ! Le formalisme reste le même).

Si vous ne voulez pas vous lancer là-dedans, une autre possibilité est de rédiger une note de service qui respecte le même formalisme (pas de stigmatisation, règle générale sur les signes religieux, philosophiques ou politiques), et également de la déposer au greffe des prud’hommes, de l’envoyer à l’inspecteur du travail et de l’adresser à chacun de vos salariés.

Nous attirons vraiment votre attention sur le respect de ce formalisme, il est incontournable  !

PS : un arret encore plus récent (CA Versailles, 18 avr. 2019, n° 18/02189) confirme encore tout cela.

RGPD

Le RGPD, c’est beaucoup de bruit pour pas grand chose. Si vous en avez entendu parler ça vous a probablement effrayé (nous aussi au début !), et si ce n’est pas encore le cas, vous devez savoir ce que c’est donc autant déminer le terrain.

A partir du 25 Mai prochain, toutes nos entreprises devront être en conformité avec les dispositions du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD).

Ce règlement (dont on parle couramment comme étant «  les règles de la CNIL  ») vise à la protection des données personnelles.

C’est bien plus un rappel des règles que quelque chose de vraiment nouveau, ce n’est donc pas une révolution mais plutôt l’occasion de répéter les directives de la loi informatique et libertés.

Il est inutile d’avoir peur. Cette breaking news vise à vous informer, à démonter un certain nombre de rumeurs alarmistes lues sur internet ou dans des revues spécialisées, et à vous proposer, si besoin, des adaptations à nos pratiques quotidiennes.

Dès lors que vous enregistrez une information concernant un client, il s’agit de données personnelles (qui sont différentes des «  données sensibles  » qu’à priori nous ne sommes pas amenés à traiter dans nos métiers. Pour ce simple fait, nous n’avons pas à nommer de référent informatique dans nos agences).

On considère comme «  donnée personnelle  » toute information qui conduit à pouvoir identifier un individu  : nom, âge, adresse, numéro de téléphone, email, profession, centres d’intérêt, identifiant et mot de passe pour un compte Internet, localisation, revenus…

Le seul fait d’avoir un fichier client vous met donc dans l’obligation de vous conformer aux règles du RGPD.

On s’entend, une distinction est à faire entre l’utilisation des données personnelles des copropriétaires, nécessaires à la gestion d’un syndicat, et l’utilisation de ces données à des fins commerciales (prospect).

Les copropriétaires ne deviennent des prospects qu’à partir du moment ou vous vous servez de leurs données pour faire des mailing de pubs ciblés et rentrer du mandat.

Sinon, votre client est la copropriété et non le copropriétaire (on le sait bien avec les pré-états datés  ! )

De plus, le volet RGPD sur la collecte des données stipule que le consentement de vos clients déjà en base n’est absolument pas indispensable si votre communication est cohérente, c’est à dire si elle est analogue à ce que vous envoyez d’habitude. (point 62 du règlement)

Le RGPD implique une obligation de consentement pour pouvoir collecter et utiliser les données personnelles de vos futurs clients. Ce consentement doit être écrit (ou validé sur internet par une action telle que cocher une case), non équivoque, et l’utilisation faites des données doit être expliquée.

Au moment de la collecte, le RGPD vous oblige à renseigner votre contact sur 6 points  :

  • Qui  ? La structure qui demande le consentement, donc  : vous  !

  • Quoi  ? La finalité de la collecte, donc pourquoi vous faites cela  : pour communiquer avec vos prospects et clients, pour envoyer des offres marketing, etc.

  • Comment  ? La base juridique du traitement des données (par exemple, suite à la signature d’un mandat de vente ou de recherche)

  • Où  ? Le registre où ces données seront conservées

  • À qui  ? Les éventuels destinataires de ces données (si vous comptez les transférer vers un partenaire, un client, une succursale, un sous-traitant, un pays tiers, etc.)

  • Combien  ? Pour combien de temps ces données seront conservées

Autre point important du rgpd, le «  droit à l’oubli  » et la portabilité des données.

Le RGPD nous impose de modifier ou supprimer, ou d’envoyer à nos clients leurs données sur simple demande de leur part. (dans un délai de 30 jours apres la demande)

La loi prévoit quand même que si un client veut être effacé de vos systèmes, vous pouvez malgré tout conserver les informations non sensibles nécessaires à la bonne gestion de votre relation client.

Enfin, nous sommes également soumis à une obligation de sécurité. Sécurité dans la protection des données (protection de vos outils informatiques par des pare-feu et antivirus par exemple), et obligation d’informer la CNIL en cas de vol de données

En cas de non respect de ces obligations, les risques sont  :

  1. Avertissement

  2. Réprimande

  3. Suspension des systèmes de traitement

  4. Amende  : jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires.

Pour finir, la conclusion d’un mandat ou d’un acte contractuel vous permet (c’est prévu art.6-1-b) d’utiliser les données de vos clients sans autre formalisme.

C’est vraiment la collecte de données et l’utilisation d’un fichier qui sont visés, et dans ce cas, vous devez intégrer à vos pages web ou dans vos conditions générales quelque chose comme  :

«  En remplissant ce formulaire, j’accepte que l’agence X utilise vos données personnelles dans le but de vous envoyer des contenus et des offres promotionnelles. Vous autorisez l’agence X à vous apporter des informations sur ses services et ses offres, via les données personnelles fournies.

L’agence X s’engage à ne pas communiquer vos données personnelles à des tiers, personnes physiques ou morales, et à assurer leur sécurité conformément au Règlement général pour la protection des données.  Elles seront stockées pour une durée de Y. »

ou sinon, plus simple, la CNIL propose un modèle (et plein d’autres aussi pour tout ce qui les concerne, depuis la vidéosurveillance jusqu’aux contrôles d’accès )

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé pour  [finalites_du_traitement, par exemple «  gestion de notre clientele  », «envoi d’informations relatifs à des ventes  »]

Elles sont conservées pendant [duree_de_conservation] et sont destinées  [destinataires_des_donnees ou usage personnel]

Conformément à la loi informatique et libertés, vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant :  [service_charge_du_droit_dacces]

Pour ceux qui aiment la lecture, le texte du rgpd 

 

 

Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme

Nous avons fait 6 formations sur ce thème entre 2016 et 2017. La règlementation s’impose à nous et modifie nos pratiques. En particulier, il est obligatoire d’avoir des outils et des connaissances et la DGCCRF nous contrôle sur ce point.

Vous pouvez télécharger le dossier afin de tout savoir sur le sujet et être en règle.

Notez que depuis l’ordonnance du 12/02/2020, le syndic et les activités de location dont les loyers sont inférieurs à 10 000 mensuels sont sortis de cette obligation de contrôle.

Tuto PAD

Un EtherPAD (ou PAD) est un éditeur de texte collaboratif en ligne. Et c’est gratuit !!

En francais, c’est une page internet qui ressemble à un document texte et sur laquelle plusieurs personnes peuvent écrire en même temps et voir (en temps réel) ce que les autres écrivent.

Chaque utilisateur est différencié par une couleur qu’il peut choisir (ou enlever).

Ca peut ressembler à un gadget mais c’est bien pratique.

Une utilisation simple au quotidien est de faire une liste de course. Toute la famille peut y mettre les achats, et la personne qui fait les courses enlève les articles au fur et à mesure que les produits sont mis dans le caddie.

C’est bien sur faisable avec n’importe quel smartphone.

Une utilisation plus « pro » est l’agenda. Toutes les personnes qui ont l’adresse de la page peuvent alors modifier votre emploi du temps (votre secrétaire écrira « aller voir la fuite à tel endroit », votre moitié « récupérer le caniche chez le toiletteur ») et vous aurez ainsi votre vie gérée par les autres. Certains aiment ça.

Une autre est simplement le partage d’infos en temps réel. Nous nous en sommes servis récemment à la CRPI pour que chacun des intervenants choisisse les thèmes qu’il voulait développer lors de la journée de l’immobilier.

Tous ont eu l’info en même temps, et le premier à réagir a aussi été celui qui a eu le plus de choix.

C’est égalitaire, juste et efficace et il a ainsi pu bloquer les thèmes immédiatement à la vue de tous.

Il y a évidemment plein d’autres utilisations à inventer. En voici un petit exemple ici. N’hésitez pas à écrire dessus et à le partager, c’est juste pour tester.

L’éditeur le plus simple à utiliser pour le moment est http://framapad.org/

Essayez, vous trouverez surement une manière de faciliter votre communication interne.

Tuto e-mailing

Si vous lisez ces lignes c’est que vous avez déjà une vague idée de l’utilité de la chose…
En fait et pour résumer, c’est le joli nom du spam… Ces choses qu’on met à la poubelle sans même les ouvrir et qui polluent nos boites.
Mais dites vous bien que si nous en recevons autant, c’est que sur le nombre il y a forcément une efficacité…

Nous vous donnons ici une aide pour créer vos campagnes d’e-mailing avec une mise en forme sympa, avoir acces aux stats (qui permettent, sans que les clients envoient un accusé de réception, de savoir s’ils ont ouvert le mail) afin de vous rappeler à leur bon souvenir et leur préciser que vous cherchez des biens à vendre, rappeler à d’autres que la saison approche et qu’il va falloir penser à réserver, ou pour les syndic prévenir vos copros d’un seul coup ou immeuble par immeuble de tout ce que vous voudrez bien leur dire… (Ainsi un CS ne pourra pas vous dire qu’il n’aura pas eu d’info puisque vous aurez la preuve d’envoi ET la preuve de lecture… que du bonheur !).

Dans le principe, les 3 ou 4 derniers emails que vous avez reçu de la part de la CRPI ont été fait avec ce système. Vous avez pu voir que c’est un peu plus sympa et visuel qu’un simple mail classique.

Dans le monde des solutions d’emailing, certaines sont des logiciels à installer sur son ordinateur, d’autres ont un acces en ligne. Ce dernier mode a l’avantage de permettre à toute une agence de partager le même carnet d’adresses, ce qui est bien plus pratique que de travailler seul dans son coin.
Les solutions en ligne sont tres nombreuses, mais notre préférence va à mailchimp.
Ce site, leader sur le marché, propose un acces libre permettant d’envoyer gratuitement jusqu’à 12000 mails par mois à 2000 personnes, ce qui est déjà énorme. Au-delà, c’est aussi possible mais payant quoi que fort raisonnable (tarifs ici)

Le seul inconvénient est que tout est en anglais, ce qui peut etre gênant pour la mise en place, mais sans aucune importance par la suite.
D’autant que des tutos existent en francais soit écrit  et en 2 parties (1ere partie ; 2eme partie ) soit en vidéo (inscription gratuite obligatoire pour voir le contenu)

Apres, vous n’avez plus qu’à bosser un peu !

le site en lui même : mailchimp

 

 

Clause de non concurrence et contre partie financière

Un arrêt de cassation du mois de juillet 2014, passé un peu inaperçu pour le moment, pourrait avoir des conséquences importantes sur les contrats contenant des clauses de non concurrence.

Dans l’arrêt cassé, la cour d’appel jugeait qu’une entreprise n’avait pas à payer une telle clause quand elle en dédouanait son salarié.

La cour de cass la déjuge et retient donc que peu importe le fait que l’entreprise y renonce ou pas, elle n’avait pas à changer les termes du contrat et devait donc la payer.

Faites donc bien attention lors de la rédaction de vos contrats de travail, d’autant que peu importe la clause puisque nombre d’ancien salariés ont pu être condamnés pour vol d’informations à leur ancien employeur même sans cette clause ! (le vol de fichier client est reconnu par les tribunaux depuis septembre 2011).

 

 

Kbis et site internet

Depuis le 1er septembre 2012, les commerçants et les sociétés ont la possibilité de déclarer l’adresse de leur(s) site(s) internet (on parle de « nom de domaine ») au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette mention figurera ainsi sur l’extrait Kbis de l’entreprise, au même titre que sa forme juridique, sa dénomination sociale, son numéro d’identification, son capital social, etc.

Infogreffe vient de rappeler le double intérêt que présente cette déclaration. D’une part, pour les internautes, elle leur permet de s’assurer que le nom de domaine n’est pas usurpé et que le site vers lequel ils sont dirigés appartient bien à une entreprise légalement immatriculée au RCS. D’autre part, pour l’entreprise, elle permet de justifier d’une antériorité d’usage sur le nom de domaine ainsi déclaré et donc d’obtenir plus facilement gain de cause lors d’une éventuelle action en justice contre une personne qui utiliserait illégalement ce même nom de domaine.

En pratique, la déclaration d’un nom de domaine ne nécessite ni pièce justificative, ni publicité légale. Pour ajouter un nom de domaine sur son extrait Kbis, vous devez simplement remplir et adresser au greffe du tribunal de commerce du lieu de votre siège social le formulaire cerfa_14943-01 . Il vous en coûtera 74,54 € si vous êtes en société (58,94 € spour les commerçants).

Une entreprise en création peut, quant à elle, déclarer son nom de domaine lors de son immatriculation au RCS. Une formalité qui peut être effectuée en ligne sur le site d’Infogreffe . Le coût de l’immatriculation étant de 84,24 € pour une société et de 62,40 € pour un commerçant.